Cestovní náhrady od ledna 2014 - 2. část

Druhá část pojednává o oblasti zahraničního stravného. V závěru této části bude uvedeno Doporučení pro celou oblast cestovních náhrad, a to vč. tabulky základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2014.

Zahraniční stravné 

Při zahraniční pracovní cestě (tj. mimo území České republiky) přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Denní základní sazby zahraničního stravného pro jednotlivé státy jsou každoročně stanoveny vyhláškou ministerstva financí.

Pro účely stanovení délky trvání zahraniční pracovní cesty je rozhodný čas přechodu české státní hranice a při letecké přepravě odlet a přílet letadla podle letového řádu.

Při výpočtu stravného v případě států nesousedících s Českou republikou je nutné zohlednit i dobu strávenou průjezdem jednotlivých sousedících států a také samozřejmě cestu po území České republiky (za tu eventuálně přísluší tuzemské stravné). Pokud v jednom kalendářním dni zaměstnanec stráví čas v průběhu pracovní cesty ve více státech, východiskem pro výpočet stravného je základní sazba stanovená pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví nejvíce času.

Zaměstnavatel může určit nebo se zaměstnancem sjednat před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného v jiné výši, takto určená/sjednaná sazba však musí odpovídat nejméně 75% sazby podle výše vyhlášky.

Stravné v cizí měně přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty ve výši:

  • základní sazby, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,
  • 2/3 základní sazby,  trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  • 1/3 základní sazby,  trvá-li pracovní cesta méně než 12 hodin, avšak alespoň 1 hodinu a zaměstnanci nevznikne právo na stravné za tuzemskou pracovní cestu,
  • 1/3 základní sazby,  trvá-li pracovní cesta méně než 12 hodin, avšak alespoň 5 hodin a zaměstnanci vznikne právo na stravné za tuzemskou pracovní cestu,
  • bez nároku, trvá-li pracovní cesta méně než 1 hodinu, nebo méně než 5 hodin, pokud zároveň přísluší tuzemské stravné. Tato doba se následně přičte k době trvání tuzemské pracovní cesty.

Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Stejně jako u tuzemského stravného platí, že povinnost krácení stravného platí i v případě, kdy je snídaně již zahrnuta v ceně ubytování.

Stravné zaměstnanci nepřísluší vůbec, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

  • 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
  • 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Kapesné

Zaměstnavatel může  (ale nemusí) zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně až do výše 40 % stravného. Procentuální výši určí zaměstnavatel.  Kapesné lze poskytovat zaměstnancům do výše 40% zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutého bezplatného jídla.

Doporučení

Pro oblast cestovních náhrad se doporučujeme vypracovat interní směrnici, se kterou budou všichni zaměstnanci seznámeni. Součástí směrnice jsou kromě výčtu nároků a krácení náhrad, také postup při vyúčtovávání pracovních cest, tj. použití kurzu cizích měn, forma a termínu předkládání vyúčtování a jeho následné splatnosti.

Vyúčtování pracovní cesty by měl předložit zaměstnanec do 10 dnů od ukončení pracovní cesty, pokud nebylo dohodnuto jinak.

Při přepočtu konečného vyúčtování na českou měnu, se použije kurz ČNB ke dni, kdy byla poskytnuta záloha na pracovní cestu. Pokud záloha poskytnuta nebyla, použije se kurz k datu nástupu na pracovní cestu.

Cestovní náhrady lze paušalizovat, což je výhodné především pro omezení administrativní náročnosti výpočtu cestovních náhrad u většího počtu zaměstnanců a častých pracovních cest.

§ 182 Paušalizace cestovních náhrad

(1)  Při sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady, popřípadě při jejím stanovení vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci.

(2) Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen předložit mu k nahlédnutí doklady, na jejichž základě byla paušální částka určena.

V praxi lze paušalizaci použít, pokud se bude jednat o pracovní cesty do stejných míst nebo za určitých okolností do stejného okruhu míst, kdy se předpokládá, že u zaměstnanců nebude docházet k velkým výkyvům ve výdajích. V žádném případě není možné paušalizovat cestovní náhrady při pracovních cestách zaměstnanců do různých míst, neboť za takové situace dochází nepochybně k velkým výkyvům ve vznikajících výdajích.

Paušalizace tedy v podstatě znamená zprůměrování poskytovaných cestovních náhrad. Při přípravě výpočtu paušálů proto doporučujeme, aby po určitou dobu např. 6 měsíců, byly náhrady počítány dle zákona, a pokud budou objektivně splněny požadavky na paušalizaci, skutečně vykázané cestovní náhrady zprůměrovat. I v tomto případě bude třeba doložit, že u předmětných zaměstnanců nebude docházet k velkým výkyvům v pracovních cestách.

Jestliže se podmínky, za kterých byly paušální částky počítány, zásadním způsobem změní, musí se změnit i stanovený paušál. Je proto nutné i v budoucnu neustále prověřovat, že pracovní cesty jsou konány za stejných podmínek, jako byly podmínky, kdy se paušál stanovoval.

Pro úplnost dodáváme, že podle platného zákonného znění zákoníku práce k rozhodnutí pro přiznávání a poskytování paušálů nepotřebuje zaměstnavatel ničí souhlas, tedy ani zaměstnanců, a rozhoduje se výhradně sám podle vlastního uvážení.

Příklad

Propočet měsíční a denní paušální náhrady stravného. Z předchozího půlročního období bylo zjištěno, že zaměstnanci konají měsíčně v průměru:

6 pracovních cest v trvání 5 až 12 hodin (stravné 67 Kč) - I.,

5 pracovních cest v trvání déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin (stravné 102 Kč) - II.,

2 pracovní cesty v trvání déle než 18 hodin (stravné 160 Kč) - III.

I.         6 pracovních cest …………………  67 Kč x 6 = 402 Kč, 
II.        5 pracovních cest …………………102 Kč x 5 = 510 Kč, 
III.       2 pracovní cesty …………………  160 Kč x 2 = 320 Kč,

celkem …………………………  1 232 Kč.

Měsíční paušál činí 1 232 Kč.

Přepočet na denní paušální částku pro účely krácení (v případě dovolené, nemoci atd.) je proveden na 21 dnů jako průměrného počtu pracovních dnů v kalendářním měsíci v kalendářním roce.

To prakticky znamená 1 232 Kč / 21 = 58,6666 Kč, zaokrouhleno na 59 Kč. Denní paušál činí 59 Kč.

Základní sazby zahraničního stravného pro rok 2014:

Země

Měnový kód

Měna

Základní sazby zahraničního stravného

Francie

EUR

euro

45

Chorvatsko

EUR

euro

35

Irsko

EUR

euro

45

Kanada

USD

americký dolar

45

Německo

EUR

euro

45

Norsko

EUR

euro

55

Polsko

EUR

euro

35

Rakousko

EUR

euro

45

Rusko

EUR

euro

45

Slovensko

EUR

euro

35

Spojené státy americké

USD

americký dolar

50

Španělsko

EUR

euro

40

Švýcarsko

CHF

švýcarský frank

75

Velká Británie

GBP

anglická libra

40

ostatní neuvedené země

EUR

euro

35

 V dalším pokračování bude podána informace, týkající se Náhrad jízdních výdajů, ubytování a poskytnutí stravenek.

 

 

 

Hodnocení: 

HaSIM newsletter

Mějte přehled o našich novinkách!